O processo de exportação no aFill Export inicia-se com a inclusão de uma Proforma Invoice. 

A Proforma Invoice representa o documento inicial da negociação com o cliente no exterior, equivalente a cotação. É o documento responsável por identificar os dos do Importador (Cliente), dos produtos e dos valores envolvidos no pedido. 

Iniciando o processo de importação pela inclusão de uma Proforma Invoice é possível incluir no sistema o pedido do cliente e altera-lo e submetê-lo a aprovação do cliente. Toda essa movimentação de atividades pode ser controlada através dessa rotina. 

A Proforma Invoice é obrigatória para processos com recebimento antecipado de câmbio porém, para os processos com recebimento a prazo, essa etapa pode ser desconsiderada.

Inclusão

Para incluir uma proforma invoice, acessar o menu: @aFill Export -> Movimentação -> Proforma Invoice

A primeira etapa para confecção da Proforma é o preenchimento de alguns campos da Capa da Proforma, que são os campos que se encontram na parte superior da tela, com dados gerais do documento, comuns a todos os itens. 

Preencher os campos conforme descrito a seguir.

Obs: os campos com * são campos obrigatórios e devem ser preenchidos para que a proforma seja concluída. Os demais devem ser preenchidos à medida que as informações são geradas se ou usuário julgar necessário o preenchimento. 

• Aba Principal:

Proforma: número da proforma . Numeração sequencial gerada automaticamente pelo sistema ao salvar a proforma. 

Dt Proforma: data de inclusão da proforma no aFill Export

Importador: código do cliente para o qual será faturado o pedido de exportação

Loja Import: loja do cliente conforme o cadastro 

Nome Import: nome do cliente conforme o cadastro selecionado no campo Importador

Idioma: idioma no qual serão impressos os documentos de exportação (Commercial Invoice, Packin List)

Ped Ref Cli: número do pedido do cliente. Esse número é uma referência e pode ser incluído nos itens também caso exista mais de um pedido dentro da mesma proforma. 

• Aba Transporte:

Tipo Via: código da via de transporte a ser utilizado na exportação

Descr Via:   descrição da via de transporte a ser utilizado na exportação. Preenchido automaticamente pelo sistema conforme o código da via selecionado no campo Tipo Via

Origem: código do local de origem da exportação. Esse campo é de extrema importância pois será utilizado para identificar na nota fiscal o local de origem (obrigatório para transmissão de notas fiscais de exportação)

Desc Origem: descrição da origem da exportação. 

Destino: código do local de destino da exportação.

Desc Destino: descrição do destino da exportação

ETP: data prevista de pick up da carga. É a data prevista da coleta da carga na origem da exportação

ETD: data prevista do embarque da carga. É a data do embarque propriamente dito após a autorização da exportação pela alfândega.

Trans Time: tempo de transito entre o embarque da exportação e a chegada da carga no destino

ETA: data prevista da chegada da carga no destino. É calculada pelo sistema somando o Trans Time a data ETD . Essa data pode ser alterada conforme necessidade 

Peso Liq Tot: peso líquido total dos produtos incluídos na proforma. Não precisa ser preenchido, o sistema calcula o valor após a inclusão dos itens na rotina Produtos. 

Peso Bru Tot: peso bruto total dos produtos incluídos na proforma. Não precisa ser preenchido, o sistema calcula o valor após a inclusão dos itens na rotina Produtos. Esse valor é influenciado pela embalagem que está vinculada ao produto

M3: cubagem da carga. Nesse momento, ainda não há o packing list e a cubagem deve ser estimada e preenchida manualmente pelo usuário. Ou pode ser preenchido após a montagem da carga. É apenas um campo informativo, não sendo obrigatório para gerar a documentação. 

Marca: campo de texto para inclusão das marcas que devem ser colocadas nos volumes do pedido para o embarque

• Aba Financeiro:

Na aba Financeiro, são preenchidos os dados da negociação do pedido como condição de pagamento, moeda,  condições do frete e seguro, descontos, acréscimos, tabela de preços e tabelas de previsões:

Moeda:  código da moeda negociada 

Tx Moeda: taxa da moeda negociada. É a taxa do dia da inclusão da proforma no sistema. Essa taxa é preenchida automaticamente pelo sistema caso exista cotação da moeda no cadastro padrão do Protheus. Essa taxa é utilizada para converter os valores da moeda negociada para R$ para o lançamento das previsões no financeiro. Pode ser alterada a qualquer momento

incoterm: Incoterm negociado

Tp Frete:  identifica se o frete é Collect (pago pelo cliente no Destino) ou Prepaid (Pago pelo Exportador na Origem). É alterado automaticamente pelo sistema conforme a seleção do Incoterm

Frete Prev: Valor do frete previsto. Esse campo somente pode ser editado se for selecionado o Tp Frete = Prepaid . 

Tipo Seguro: identifica o tipo de frete: Fixo ou Percentual

Seg Prev: Valor do seguro previsto. Valor somente pode ser preenchido se o Incoterm incluir o valor do Seguro

% Seguro: % a ser aplicado para cálculo do seguro, caso o campo Tipo Seguro seja igual a %

Cond Pgto: Código da condição de pagamento do cadastro de Condições de Pagamento (Cadastros Financeiros aFill). É a partir dessa condição de pagamento que será calculado o vencimento do câmbio a receber. 

Desc. CPgto:  Descrição da condição de pagamento selecionada, preenchida automaticamente pelo sistema ao selecionar o código.

Tab. Preco: código da tabela de preços de vendas. Essa é a Tabela de Preços cadastrada no módulo de Faturamento do Protheus (Faturamento -> Atualizações -> Cenários de Vendas -> Tabelas de Preços) . Caso uma tabela seja selecionada o aFill Export considerará o preço cadastrado nesse tabela para compor o valor dos itens. 

Preco Abert?:  Para os Incoterms com frete e/ou seguro prepaid, podemos selecionar a opção “Sim” nesse campo. Ao selecionar “Sim” o sistema deixará o frete e/ou seguro destacado na impressão da proforma. A opção “Não”  deverá ser utilizada quando o frete e/ou seguro não forem destacados na impressão do documento. 

Tipo Descont: tipo de desconto. Indica se o desconto deve ser aplicado por Produto, Valor Fixo ou Percentual

Vir Desconto: ao selecionar a opção 2-Valor Fixo, incluir o valor do desconto a ser aplicado

% Desconto: ao selecionar a opção 3-Valor Percentual, incluir o % do desconto a ser aplicado

TpAcrescimo: tipo de acréscimo. Indica se o acréscimo deve ser aplicado por Produto, Valor Fixo ou Percentual

VirAcrescim: ao selecionar a opção 2-Valor Fixo, incluir o valor do acréscimo a ser aplicado

%Acrescimo: ao selecionar a opção 3-Valor Percentual, incluir o % do acréscimo a ser aplicado

Obs:  os campos moeda, condição de pagamento, Incoterms, % de desconto, % de acréscimo são atualizados automaticamente caso essas informações estejam preenchidas na aba Comex aFill do cadastro de Clientes. 

Prev Finance:  código da tabela de previsão. Ao vincular um código a proforma, serão gerados automaticamente pelo sistema títulos de previsão das despesas no módulo Financeiro do Protheus. 

Obs: a previsão somente é gerada no financeiro após aprovação da proforma, ou seja, após gerar o pedido de venda. 

• Aba Observações:

Observações: campo de texto destinado a inserir informações consideradas importantes para o processo. 

Data Aprov, Dt Cancela, Dt Envio, Dt Ult Revis : campos referentes as rotinas de Aprovação e Revisão de Proforma que serão abordados mais adiante nesse manual O preenchimento é automático à medida que as rotinas são utilizadas.

• Rotina Entidades:

A rotina Entidades permite incluir as empresas participantes do processo de exportação.  

Para inclusão de uma proforma são obrigatórios: Importador (preenchido automaticamente pelos dados preenchidos da capa da proforma) , Exportador e Despachante. 

As demais entidades são opcionais e podem ser preenchidas a qualquer momento.  

Essas informações são necessárias para integração com o módulo financeiro do Protheus e para impressão dos documentos (Proforma, Commercial Invoice e Packing List)

Pra incluir uma entidade, basta selecionar o botão “Incluir” no menu “Funções” conforme imagem abaixo. 

Selecione o tipo desejado e clique em “Avançar”. 

Caso sido cadastrado o grupo de entidades nas Tabelas de Entidades dos Cadastros básicos aFill, não é necessário digitar uma a uma a empresa. Basta selecionar a opção: “Selec Cad”:

Selecionar o código da tabela cadastrada e clicar em “Avançar”: 

É possível também alterar, excluir ou visualizar uma entidade cadastrada no processo. Para isso basta selecionar a opção desejada no menu “Funções”  e selecionar o código da entidade a ser modificada, excluida ou visualizada: 

• Rotina Produtos:

Na rotina de Produtos, incluímos os itens que fazem parte da proforma e suas respectivas informações: 

Para inclusão da proforma temos os seguintes campos, sendo que alguns (*) são obrigatórios para concluir : 

Item Produto * :  código do produto no cadastro padrão do Protheus

Desc Gener:  descrição do produto conforme cadastro padrão do Protheus.  Preenchida pelo sistema ao selecionar o código do produto

Part Num Cli: código do cliente para o produto

Desc Idioma:  descrição do produto no idioma selecionado. É preenchida pelo sistema ao selecionar o código do produto se o cadastro em Idiomas estiver preenchido para o item. É utilizada na impressão dos documentos. Caso não haja descrição preenchida o sistema adotará a descrição padrão do Protheus. 

Quantidade *:  quantidade do item

Unidade: unidade de medida interna do item, preenchida com a primeira unidade de medida cadastrada no Protheus

Preco Tabela: preço da Tabela de Preços vinculada a proforma

Preco Unit *: preço unitário do produto

Preco Total: preço total

% Desconto: % de desconto aplicado ao item

Vlr Desconto: valor do desconto aplicado ao item

%Acrescimo: % de acréscimo aplicado ao item

Vlr Acrescim: valor do acréscimo aplicado ao item

Valor Frete:  valor do frete, caso o Incoterm selecionado indique frete prepaid e Preço aberto = Sim

Valor Seguro: valor do seguro, caso o Incoterm selecionado indique seguro prepaid e Preço aberto = Sim

Tot lncoterm: valor total do item no Incoterm selecionado

VI Uni Venda:  valor unitário da venda

VI Tot Venda:  valor total do item

Fabricante: código do fabricante do cadastro de fornecedores do Protheus. Pode estar vinculado ao produto, no cadastro de Produtos padrão do Protheus, aba Comex aFill. Nesse caso o preenchimento é automático pelo sistema ao selecionar o produto. 

Loja Fabr:   loja do fabricante do cadastro de fornecedores do Protheus Pode estar vinculado ao produto, no cadastro de Produtos padrão do Protheus, aba Comex aFill. Nesse caso o preenchimento é automático pelo sistema ao selecionar o produto.

NCM: código do NCM do produto. Essa informação normalmente vem do cadastro de Produtos do Protheus e pode ser alterada se necessário. 

EX-NCM, EX-NBM, Destaque:  exceções e destaques referente ao NCM selecionado se houver

Ag Rec Comis: identificação do agente recebedor de comissão

% Comissao: % de comissão do agente recebedor.

Vlr Comissao:  valor da comissão do agente recebedor

TES * :  Tipo de Entrada e Saida utilizada na geração da nota fiscal de venda. É a TES utilizada nas rotinas padrão do Protheus. Pode estar vinculada ao produto na aba Comex aFill do cadastro padrão do Protheus e pode ser alterada se necessário. 

CFOP: código do CFOP  conforme a TES selecionada. Preenchimento automático ao selecionar a TES

Emba Padrao:  código da embalagem padrão do cadastro de Embalagens aFill. Pode estar vinculada ao cadastro de produtos na aba Comex aFill. Embora não seja um campo obrigatório, seu preenchimento é altamente recomendável para que seja possível utilizar a geração automática do packing list. 

Qtd por Emba: quantidade do item na embalagem selecionada

Total Embala: quantidade total de embalagens para o item considerando o código da embalagem selecionada e a quantidade do item na embalagem. 

Peso Liq Uni: Peso líquido unitário do item. Pode estar vinculado ao produto no campo Peso Liq do cadastro padrão do Protheus ou ser preenchido no momento da inclusão da proforma. 

Peso Liq Tot: Peso líquido total

Peso Bru Uni: Peso bruto unitário do item. É calculado pelo sistema considerando a embalagem selecionada, a quantidade de item na embalagem e o peso da embalagem. Caso não seja selecionada uma embalagem o peso bruto será igual ao peso liquido.

Peso Bru Tot: peso bruto total

Desp Packing: despesas com packing. Valor a ser informado caso essa despesa conste da documentação de exportação. 

Ped Ref Cli:   pedido do cliente

Observações: observações relativas ao item

Ped Venda: número do Pedido de Venda do Protheus. Será preenchido posteriormente pelo sistema após a geração do Pedido de Venda através da aprovação da proforma. 

Item PV: item do Pedido de Venda do Protheus. Será preenchido posteriormente pelo sistema após a geração do Pedido de Venda através da aprovação da proforma. 

• Rotina Anexos:

Nessa rotina é possível anexar ao processo documentos como cotações, BL, HAWB, DI, etc. Anexar o documento ao processo corresponde simplesmente a sua vinculação. O documento fica salvo no seu local de origem e, a partir dessa rotina, é possível visualiza-lo. 

Para anexar os documentos, selecionar a opção “Incluir”  no menu Funções e selecionar o tipo de documento: 

Preencher o nome do documento, a localização do arquivo e a observação caso necessário. 

Os documentos incluídos, podem ser alterados, excluídos ou visualizados , basta apenas selecionar a respectiva opção no menu funções:
 

• Rotina Revisões:

A rotina revisões permite visualizar o histórico de revisões da Proforma à medida que o documento é revisado na função Outras Ações -> Revisão da proforma. 

• Rotina Previsões Automáticas:

Através da rotina Previsões Automáticas é possível visualizar as previsões geradas no financeiro após salvar a inclusão da proforma. 

Essa rotina pode ser utilizada apenas para consulta dos títulos gerados.  Não e possível fazer nenhum tipo de alteração. 

• Totais da Proforma:

Após a inclusão dos itens é necessário gerar os Totais da Proforma antes de salvar o documento.  Para isso selecionar a opção “Gerar”:

Os valores são demonstrados na moeda negociada e em R$ conforme a taxa da moeda preenchida na capa da Proforma. 

Somente é possível salvar a proforma quando o status estiver como “GERADO”  caso contrário será necessário selecionar o botão GERAR novamente. 

Após preencher todos os dados obrigatórios da proforma e gerar os totais selecionar a opção “Salvar” para gerar a proforma.

O sistema apresentará o número do documento gerado.