Todas as despesas e custos de um processo de importação devem ser lançados na Aba de Despesas do Controle de Importação de maneira que possam entrar no custo dos produtos, nas respectivas notas fiscais, para que sejam lançadas para pagamento no módulo Financeiro e sejam contabilizadas.

As despesas podem ser tanto lançadas na forma de adiantamentos ou como em seu fluxo normal de pagamento.

A rotina Despesas é composta das seguintes funções:

1. Incluir

Para incluir uma Despesa, utilizar a primeira função: Incluir.

Surgirá a tela a seguir onde devemos informar os dados da despesa:

Nos Dados Principais da inclusão da Despesa/Numerário:

• Tipo Lanc: as opções deste campo são Despesa ou Numerário. A diferença entre elas é que o Numerário é um valor adiantado que poderá ser alterado no decorrer do processo, podendo sofrer variações para mais ou para menos de acordo com a efetivação do pagamento. Já a Despesa é um valor efetivo.
• Codigo: Código da despesa pré-cadastrada no Cadastro de Despesas do aFill.
• Descrição: descrição da despesa, preenchido automaticamente pelo sistema quando selecionado o código da despesa no campo anterior.
• Pag/Receb?: Determina se a despesa é a pagar ou a receber. Este campo é preenchido como P – Pagar no padrão. Empresas que tiverem ativado o parâmetro de Financeiro de Trading utilizarão este campo para determinar o tipo da despesa.
• Moeda: Código da moeda da despesa.
• Emissão: data do lançamento da despesa no sistema.

Aba Configurações da inclusão da Despesa/Numerário:

• Pago por: identifica quem será responsável pelo pagamento da despesa. Pode ser o despachante, o próprio importador ou outro fornecedor. Nesse caso não é quem está pagando o numerário e sim quem faz o pagamento da despesa.
• Adiantado: indica se a despesa está sendo adiantada ao Fornecedor. No caso do envio de numerário esse campo estará sempre preenchido como “Sim”.
• Rateio: indica qual a forma de rateio da despesa para composição dos valores das notas fiscais e custo da mercadoria.
• Base II?: se a despesa é adicionada ao valor aduaneiro para base de cálculo dos Impostos, iniciando pelo I.I. (Imposto de Importação).
• Custo?: se o valor da despesa entra para o custo do processo. Caso esteja como "Não", ela não entrará no Custo do Processo e na NF de Entrada.
• Tipo ADT: tipo de adiantamento. Estará automaticamente preenchido como P - Pagar. Empresas que tiverem ativado o parâmetro de Financeiro de Trading utilizarão este campo para determinar o tipo do adiantamento.
• Gera Finan?: indica se a despesa gera um título a pagar no módulo Financeiro. No caso de numerário o campo não pode ser alterado e seu padrão é “Sim”.
• Entra NF?: indica em que nota fiscal deve entrar a despesa podendo ser: Primeira, Complementar ou Nenhuma.
• Base de ICMS?: se a despesa é somada a base de cálculo do ICMS. Obs.: Caso a despesa seja base de II, ela não poderá ser base de ICMS, pois já incidiu no valor aduaneiro.
• Conta Ord?: Se essa despesa é utilizada em Conta e Ordem, ou melhor, na Nota de Transferência para cálculos dos impostos nacionais em operações de Trading.

Obs.: após selecionar a despesa, o sistema preenche a maioria dos campos previamente configurados no Cadastro de Despesas. Esses dados podem ser alterados para o processo em questão se necessário.

Aba Valores da inclusão da Despesa/Numerário:

• Tipo Valor: este campo determina se o valor da despesa é fixo ou se é um percentual aplicado à alguma base.
• Calc Sobre: se o campo anterior estiver preenchido como FIXO, este campo ficará inibido. Se o campo anterior estiver preenchido como PERCENTUAL, então este campo oferecerá as opções de bases para a aplicação do percentual.
• Perc Calc: se o campo Tipo Valor estiver preenchido como FIXO, este campo ficará inibido. Se o campo Tipo Valor estiver preenchido como PERCENTUAL, então este campo deverá ser preenchido com o percentual a ser aplicado na base definida no campo Calc Sobre.
• Val. Moeda: valor da despesa na moeda original (na moeda que foi selecionada nos dados principais). Se o campo Tipo Valor estiver preenchido como FIXO, este campo ficará aberto para o preenchimento manual. Se o campo Tipo Valor estiver preenchido como PERCENTUAL, então este campo será calculado automaticamente através da aplicação do percentual definido no campo Perc Calc vezes a base definida no campo Calc Sobre.
• Taxa Moeda: valor da taxa da moeda para converter o valor em reais.
• Valor Reais: o sistema calcula automaticamente o valor em reais multiplicando o valor na moeda pela taxa informada.

Aba Alçadas da inclusão da Despesa/Numerário:

Os campos desta aba são preenchidos automaticamente pelo sistema de acordo com a utilização da rotina de Controle de Alçadas de Despesas.

Aba Pagamento da inclusão da Despesa/Numerário:

• Doc Fornec: número do documento do fornecedor que gerou a despesa que está sendo paga.
• Prefixo: este campo ficará inibido e indica o prefixo do título na integração com o Financeiro.
• Título: este campo ficará inibido e será preenchido automaticamente quando houver geração do título da despesa no módulo Financeiro.
• Parcela: este campo ficará inibido e será preenchido automaticamente quando houver geração da parcela do título da despesa no módulo Financeiro.
• Tipo: tipo do título que será utilizado na integração com o Financeiro.
• Natureza: natureza do título que será utilizada na integração com o Financeiro.
• Fornecedor + Loja: indica qual o fornecedor/loja que receberá o pagamento. Caso o campo “Pago Por” tenha sido preenchido como “Despachante” o sistema preenche automaticamente o fornecedor com o código do Despachante indicado nas Entidades do processo e não possibilita edição. Caso o campo “Pago Por” contenha “Outro Fornecedor” é possível informar o código do fornecedor que receberá o numerário.
• Vencimento: data de vencimento da despesa.
• Venc. Real: data preenchida automaticamente de acordo com o campo vencimento.
• FIN Ok?: este campo ficará inibido e indica quando a despesa já possui integração com o módulo Financeiro.

Aba Banco da inclusão da Despesa/Numerário:

O campo banco somente será habilitado para preenchimento quando a despesa for origem de um título tipo PA (pagamento antecipado). Neste caso o banco deverá ser preenchido de acordo com a movimentação bancária a ser realizada no momento da integração com o Financeiro.

Aba NF’s da inclusão da Despesa/Numerário:

Nesta aba ficam registradas as vinculações das despesas com NFs de entrada, complementares ou de serviço conforme inclusão ou lançamento dessas notas no processo. Os campos ficam inibidos e são de preenchimento automático do sistema.

Aba Itens Vinculados da inclusão da Despesa/Numerário:

Esta aba deverá ser utilizada quando houver alguma despesa que deve ser vinculada a itens determinados e não a todos os itens.

Somente despesas destinadas a entrar em NF Complementar poderão usufruir desta funcionalidade.

Primeiramente deve-se carregar os itens através do botão CARGA ITENS e selecionar o item ao qual, ou, os itens aos quais a despesa deverá ser vinculada. O rateio da despesa levará em conta, então, somente os itens selecionados.

Aba Composição da inclusão da Despesa/Numerário:

Esta funcionalidade determina a utilização de mais de uma despesa para compor o valor de uma despesa total.

Para utilizá-la basta marcar como SIM a opção “Usa Composição de Despesas?” e o total da despesa passará a ser a soma de todas as despesas listadas para a composição de valores:

Há ainda outra forma de lançamento de Despesas, a Inclusão Rápida:

Para utilizar a inclusão rápida deve-se apenas preencher se é Despesa ou Numerário, o código, a moeda e o valor.

Ao clicar em “>>” a despesa é incluída imediatamente conforme a configuração no seu cadastro.

Após o lançamento de todas as despesas, o sistema apresenta a tela com os valores lançados:

Os valores lançados como Numerário aparecem com a legenda Branca (Numerário).

As despesas não adiantadas aparecem com a legenda verde (Não gerada no Financeiro).

O valor total a ser adiantado fica resumido na tela de Dados, à esquerda das despesas. 

        2. Libera Adiantamento

Após o lançamento das despesas de Numerários, o adiantamento deve ser liberado.  Para isso clicar na opção “Lib Adiant”: 

O sistema exibirá a seguinte mensagem, clicar em SIM para prosseguir com a liberação: 

Ao confirmar, se a configuração de e-mail automático estiver ativa, o sistema mostrará a seguinte mensagem: 

Ao confirmar, será aberta a tela com as informações para envio de e-mail:

É possível também anexar arquivos como a solicitação de numerário enviada pelo Despachante utilizando a aba ANEXOS. Após confirmar o envio, será enviado um e-mail (workflow) aos Destinatários com as informações das despesas e valores relacionados ao lançamento do numerário.

Após todos os procedimentos acima, automaticamente os numerários serão somados, será criada a Despesa de Adiantamento para pagamento ao Despachante ou a outro Fornecedor e todos os numerários se tornarão despesas para prestação de contas:

A legenda em azul significa “Despesa de adiantamento sem Financeiro”.

Uma vez criada a Despesa Adiantamento, é possível alterá-la para informar o vencimento do título ou alterar alguma informação necessária. Para isso basta clicar duas vezes na despesa, selecionar a opção “Alteração” e clicar em Avançar.

Quando o adiantamento é realizado por outro Fornecedor, é criada a despesas ADF = Adiantamento a Fornecedor, e o seu tratamento no sistema é o mesmo que é dado ao Adiantamento ao despachante (ADI). 

        3. Cancela Liberação

A opção “Cancela Lib” é utilizada caso queira retornar as despesas ao numerário e excluir a despesa de Adiantamento.

Basta clicar sobre a despesa "ADI" ou “ADF” e selecionar "Cancela Lib.":

Assim como na liberação de Adiantamento, é possível enviar um e-mail informando o departamento financeiro que o adiantamento está sendo cancelado.

Após o cancelamento da liberação, as despesas voltam a ficar com a legenda branca e poderão ser alteradas conforme a necessidade. 

        4. Presta Contas

Sempre que é feito um Adiantamento, ao final do processo de importação o fornecedor/despachante que recebeu o numerário deve enviar a Prestação de Contas com todos os comprovantes das despesas pagas. Dessa maneira é possível confrontar o que foi solicitado no adiantamento e os valores efetivos para gerar os acertos, se necessário.

Para lançar a Prestação de Contas no Controle de Importação, basta selecionar o adiantamento que será verificado e clicar na opção “Presta Contas”. O sistema exibirá a seguinte tela:

Quando selecionamos a prestação de contas, todas as despesas adiantadas (e que ainda não tenham sido geradas no financeiro) são exibidas na tela de comparação.

Preencher a data da prestação de contas e o Doc Fornec. 

Nessa funcionalidade, é possível alterar o valor da Despesa conforme informado pelo Fornecedor dando um duplo clique no Valor da Despesa:

Ao alterar o valor, o Saldo ou Complemento ao Fornecedor vai sendo calculado automaticamente:

É possível também informar despesas que não vieram no Numerário mas estão presentes na Prestação de Contas. Para isso, basta clicar no botão "Inc. Desp.".

A tela de inclusão de despesa será exibida com as configurações necessárias para que seja entendido que a despesa informada fará parte da prestação de contas:

Ao confirmar, a Despesa será incluída na lista de prestação de Contas.

Após preencher todos os dados da Prestação de Contas, basta confirmar clicando em SALVAR. O sistema emite uma mensagem para confirmação, clicar em SIM para prosseguir:

Na confirmação, a função de "Faz Ajuste" será acionada, e aparecerá uma mensagem perguntando se deseja gerar um Complemento ou Devolução ao Fornecedor:

Se a configuração de Workflow estiver parametrizada, será possível enviar um e-mail para o Departamento Financeiro informado sobre o ajuste clicando em SIM na mensagem abaixo: 

        5. Faz Ajuste

Na rotina de prestação de contas a função de "Faz Ajuste" é acionada automaticamente e, através desta função, pode-se gerar um Complemento ou Devolução ao Fornecedor.

Caso opte-se por não fazer a geração automaticamente na prestação de contas, pode-se ainda assim fazer o ajuste de valores mais tarde, basta utilizar o botão "Faz Ajuste":

A rotina gera então a despesa de Complemento ou Devolução ao Fornecedor: 

        6. Acréscimos/ Deduções

Essa opção permite o lançamento de valores a acrescer o valor aduaneiro ou serem deduzidos dele, levando em consideração o mesmo lançamento realizado no Siscomex.

Na tela de Acréscimos e Deduções, a parte superior é destinada aos Acréscimos e a parte inferior às Deduções:

Clicando em INCLUIR deve-se fazer o preenchimento dos dados bem como valores e clicar em OK:

O valor ficará listado, podendo ser incluídos mais valores caso necessário, ou realizadas alterações:

Depois do lançamento, clicar em SALVAR e em SIM para confirmar:

O sistema realiza a inclusão automática de uma despesa no valor lançado: 

        7. E-mail

Essa opção poderá ser utilizada caso o Workflow automático não tenha sido enviado anteriormente, selecionando a despesa de adiantamento, o sistema abrirá a janela para o envio do workflow:

Basta preencher os campos com os endereços de e-mails e clicar no ícone ENVELOPE para o envio. 

8. Legenda

Essa opção mostra a legenda com os Status possíveis para as despesas lançadas: